图书馆自动化系统的预约功能

近年一直在做Folio系统的界面汉译,最近又刚译完了Folio术语表,觉得涉及的图书馆自动化系统(ILS或LAS)的功能挺复杂的。这篇谈谈预约功能。

图书馆首先需要确定预约政策。比如什么文献可以预约、哪类读者可以预约,等等。再比如,如果有读者预约,是否要缩短在借读者的借期?有人觉得在借读者会觉得不公平:凭什么自己被缩短借期,后借者倒可能有正常借期?

其实借阅政策由很多因素组合设置。就预约而言,如果借期本就不长,缩短正被预约图书的借期确实不尽合理;但如果借期足够长、提前归还不一定影响读者使用;尤其是当图书馆对某类读者(比如教师)不设定借期(可长期借阅),则在有预约时要求尽早归还更是十分必要。另一方面,读者预约自然是需要借,但有时也并不需要立时三刻到手,只要在被归还后能借到就可以——这也是大部分“预约”实现的功能。

预约需要或者不需要在借读者提前归还,在ILS中有不同的处理方法。folio中对应2种请求(request),即召回(Recall)和预约/等候(Hold)。相信对于未设借期的图书资料(Item),会自动实施“召回”请求。如果有多人预约,则按先后排队(request queue),但召回请求优先。

除以上两种,还有一种情况也被归入“预约”,即闭架书库或异地馆藏中的在架书,需要由馆员处理取书。在folio中称为传呼(Page)【想起手机之前的BP机——寻呼机】。

总结Folio中的三种请求(预约)及ILS可能需要的处理:

一、预约(Hold)

Item归还(如果超期、可能罚款)——(如果读者选定取书地与归还地不同、需要先转运)——放到预约架(hold shelf / on hold)——给请求者发预约在架通知、等候借出

二、召回(Recall)

根据借期政策、修改item到期时间——给借阅者发催还通知(Reminder )——Item归还(如果超期、可能有更高罚款)……【同Hold】

三、传呼(Page)

馆员根据索书号到书库/书架取书 ……【同Hold】

接下来,请求(预约)可能进行中(Open)、也可能已结束(Closed),其状态分别是:

  • 未结请求(open request):尚未满足(Not yet filled),转运中(In transit),等候取件(Awaiting pickup)
  • 已结请求(closed request):已满足(Filled),取消(Cancelled),取件过期(Pickup expired),未满足/无法满足(Unfilled)

说明:request未译“预约”,是因为还有 purchase request(购买请求/荐购)