国际图联和国际档案馆理事会关于隐私立法与档案工作的声明

2020年3月4日,国际图联(IFLA)和国际档案馆理事会(ICA)发布关于隐私立法与档案工作的声明,要求为档案馆和图书馆保存个人信息提供例外(避免资料的破坏与删除)。其背景是世界各地出现了更严格的新隐私法【比如欧盟《通用数据保护条例》(GDPR)】,保护私人生活权,并赋予个人控制甚至删除有关其数据的权利(被遗忘权)。这可能会影响到图书馆和档案馆的馆藏,“从而使历史记录不那么完整,并剥夺了后代获得信息的机会”。

IFLA-ICA Statement on Privacy Legislation and Archiving (Agreed 26 February 2020)(目前有英文版和法文版)

关于“档案资料的性质”:根据国际档案馆理事会的定义,档案材料是“人类活动的记录性副产品,因为它们具有长期价值。 它们是个人和组织在开展业务时创造的当代记录,因此可以直接查看过去的事件。// 这些材料为理解我们的过去提供了必要的基础,无论是出于研究、透明度和问责制的目的,还是仅仅是确保尽可能完整的历史记录。 因此,它们有助于建立更强大的社会和民主国家。// 它们可以存在于不同的环境中,包括图书馆、档案馆和博物馆。 通过选择、保存和提供访问权限,拥有档案材料的机构在实现社会和公民目标中发挥着重要作用。

关于“档案资料和个人数据”,在提到保护私人隐私的《世界人权宣言》第12条之后又引用第29条:(二)人人在行使他的权利和自由时,只受法律所确定的限制,确定此种限制的唯一目的确在于保证对旁人的权利和自由给予应有的承认和尊重,并在一个民主的社会中适应道德、公共秩序和普遍福利的正当需要。然后强调管理档案馆藏者的技能:在这些条款之间取得适当的平衡意味着基于道德原则的认真专业判断。那些在图书馆和档案馆工作的人遵守守则,以支持他们负责、获取、管理和允许访问此类资料的方式进行决策。在个人数据量很大的情况下,由于敏感度已到期和/或已故,档案管理员通常会安全地保存记录,直到可以访问为止。

在“保存和制作可获取档案材料的现有实践”部分,提及IFLA的《道德准则》 和《关于获取历史记录中的个人身份信息的声明》 、ICA的《道德准则》【链接附后】 。

声明的最后部分是“个人数据保护立法建议”:

关于个人数据保护立法的建议在新规则允许个人有权在拥有档案材料的机构中访问、纠正和要求更改或删除有关他们的信息的情况下,这有可能消除研究人员和其他人在当今和将来访问完整收藏中的可靠记录、以及降低当权者的透明度和问责制的可能性。

因此,我们向政府和其他决策者提出以下建议

  • 我们欢迎法律为个人提供更大的权利和可能性,以影响有关他们的信息的收集和管理方式。
  • 但是,此类规则应确保提供例外,以使图书馆和档案馆等专业机构能够获取和保存包含个人身份信息的材料。
  • 尽管有关获取档案材料的规则应默认促进获取,但它们应允许在必要时应用例外,以保护个人隐私、机密性、文化敏感性或满足合法的安全考虑。
  • 在任何情况下,法律都不应允许或要求销毁或移除文献遗产或文化遗产组织中保存的档案材料,因为这些材料由于其持久的文化意义而被选择保存并予以保留。
  • 应该支持图书馆、档案馆和其他持有档案材料者,以制定和应用严格有效的道德守则来管理和决定访问包含个人身份信息的材料。
  • 善意行事时,保存档案材料的图书馆和档案馆应从责任限制中受益。

声明引用的参考文献

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