关于更换图书馆自动化系统

本馆自1999年开始使用Innovative公司的图书馆自动化系统。先是telnet方式的INNOPAC,后升级为客户端的Millennium,但在很长一段时间中,telnet方式仍保留有大部分功能,并且有些功能仅以telnet方式提供。公司2012年推出被归为下一代图书馆服务平台的Sierra。如同当年不再维护INNOPAC,2017年公司也将不再维护Millennium,这意味着系统中的bug将不会被修复,同时对于依赖公司做远程维护的系统,升级或是更换系统,是不得不加紧考虑的问题。

——— 数据所示现状 ———
今年4月,根据Library Technology Guides网站2011-2015年间各图书馆选择系统的数据,以及该网站的2012-2015图书馆自动化系统年度调查,写博文分析了图书馆更换Millennium系统的选择。汇总的数据对Sierra相当不利,公司的用户忠诚度堪忧:
其一,虽然大部分Millennium用户选择升级为Sierra,但比例逐年微降,2015年已不足50%,选择Alma的则持续微升。
其二,从2012年发布伊始,使用Sierra系统的图书馆希望更换系统的比例逐年上升,分别为:3.2%、5.8%、10.8%、12.9%。

今年5月Marshall Breeding的《2016图书馆系统报告》发布,就高校图书馆用ILS而言,给出的判断是:“Alma主导,WMS进行某种程度的竞争,Sierra提供选择更传统的方法。”2015年具体数据是:美国高校选择新系统前三,Alma独大共171家(占68%),Sierra第二共27家,WMS第三共20家。研究图书馆协会(ARL)成员馆所用系统,数量排名依次为:Voyager(27家)、Alma(25家)、Millennium(18家)、Symphony(17家)、Aleph(16家)、Sierra(13家)、WMS(3家)、Horizon(2家)。

——— 公司宣讲和系统考察 ———
今年6月和9月,本馆请来4家ILS公司介绍产品,依到馆先后、分别为:SirsiDynix的Symphony、汇文、Ex Libris的Alma和Innovative的Sierra。9月底又走访华中科技大学、清华大学和北京师范大学,对Sierra和Alma进行调研。7月还参加了Ex Libris的年会(CCEU2016年年会参会记)。对各系统的印象如下。

Symphony:联盟功能强大,中国高校用户有北大、人大、天大、兰大、吉大、中欧、天津联合数图中心等。开放的产品,有很多接口可用于开发扩展。在上海有办公室,售后响应相对方便。
介绍中对Enterprise资源发现平台着墨较多,但又未能让听者感受到其电子资源管理的优势。另外介绍中有不实或误导成份,如把上图归入Symphony用户,又如“支持新的编目规则BIBFRAME”之说。

汇文:传统系统,国内的比较接地气,985、211大学近半数使用。公司对ILS新功能的跟踪与创新一直令人印象深刻,从当年的分面OPAC,到现在的读者毕业回顾模块。
我问了一个比较坑爹的问题:一条馆藏记录能否挂到多条书目记录下(合订本分开做书目记录,或者子目太多超出MARC记录长度)?后者有解决方法,前者没有。

Alma:采访、资源管理(编目)、服务(Fulfillment)、管理4模块【如何串接各个功能点形成工作流程,没有现成答案(如同当年本馆采用Millennium系统时)】。“服务”包含电子资源管理,也包括如在线请求实体资源的数字化。不含读者界面OPAC,需另配发现系统——本馆目前使用的Summon已在Ex Libris旗下,整合将在2016下半年启动、2017年完成。
国内使用环境有待成熟:中国数据中心2016年底开通【用新加坡数据中心做测试、速度太慢】;中文界面已完成【翻译问题、有时不如看原文(其实Millennium系统至今还有此问题)】;CNMARC基本完成、规范待定;本地化:拼音、繁简通查等进行中。
尚有二三百家等待布署【签约后再排队】,香港高校JULAC八馆计划明年7月上线(从Millennium系统跳槽)。

Sierra:界面与Millennium变化不大,馆员不需培训就可直接使用,也不需要重新进行复杂的参数设置。转置(升级)4-8周完成,最少停机时间(切换)4-5小时【华科2014年暑假两个月完成,对馆员基本无影响。但也因此保留了原来的所有问题,包括我最深恶痛绝的字符集问题,Sierra本身的版本升级时仍有可能出现】。
与原来最大的不同是开放性,有了(像其他系统那样)更多的接口,且新的Restful API都是免费的(旧接口仍收费)。
另外对于电子资源管理,同样延续原来的ERM,既需要额外付费(本馆先前并未购买),使用不便且益处不明。
【新的问题包括:速度慢,客户端安装、Java升级存在不定因素(Web界面支持全部用户数后此问题当可解决),系统重启时数据、系统两个服务器同步需要公司介入解决】

——— 选择系统如何考虑 ———
本馆第一个图书馆自动化系统是富士通,大约在1989年,应该是国内较早采用ILS系统管理的。十年后因为“千年虫”问题,被动选择更换系统。前两次如何在多个系统中做出决策不得而知,如今面临第二次被动选择,该如何考虑呢?可以肯定没有标准答案,要不然也不会出现相似的图书馆采用不同系统的情况了。
以下问题是听宣讲和考察中想到的,不分先后。各问题相互交错,决策不易。

问题1:升级或更换系统要达到什么目的?
如果只是被动选择,也可以没有目的,纯粹是原来的系统不能用了。但,如能趁此机会升级系统、改善功能,自是一举二得。不过,或许现在真没什么理想的系统,只能是“矮子里厢拔长子”?
可以知道的是,目前印刷型资源使用萎缩、电子资源使用增加,传统ILS因围绕印刷型资源而致作用降低,紧密结合电子资源管理的新型系统更具有实用性。

问题2:升级旧系统还是更换新系统?
就Millennium而言,升级旧系统最简单,如《2016图书馆系统报告》所说,“相对于购买另一个厂商的新系统 ,此方法对图书馆意味着较少混乱的迁移过程、较低的费用”。
更换新系统,除了功能方面可能有的提升外,还可以从另一个角度考虑,即馆员的培训与发展。本馆上世纪末参与系统参数设置者绝大多数已退休,现有员工对系统了解可以说极其有限,知其然不知其所以然者众。更换系统,征集员工参与系统测试与参数设置,能促进馆员的专业化发展、有助于系统的最优化使用,进而促进本馆的持续性发展。换个角度说,系统的选择可以体现图书馆的水平与对馆员素质的认知。这是一个很辛苦的过程,必须有心理准备。

问题3:必须要下一代吗?
9月底的系统调研是冲着下一代去的。
– SirsiDynix的下一代BLUECloud仍在开发中,如名称所示,也是基于云的。
– 汇文下一代:还要一年再推出,具体情况不明。
– Alma本身是下一代,特别强调下一代是多租户而不是托管,版本升级由公司自动布署。
– 另一个符合多租户定义的下一代系统是OCLC的WMS,因为基于WorldCat,在中国没有市场。
– Sierra列名下一代,但无论从厂商介绍还是真实用户体验,均未让人感受到“下一代”之所在。
– 下一代中还有开源的Kuali OLE项目,始于2008年、面向高校,只是开发的进展一直很慢。据2016图书馆系统报告,2015年用户仅有3家,目前版本仅用于印刷馆藏管理。作为开源系统,对图书馆的系统开发能力有更高要求,据说国内北大/CALIS等在参与。
总之,或许“下一代”就是个各说各话的伪标签。 如果希望要下一代,对于SirsiDynix和汇文,还需要等候。
参见:下一代图书馆服务平台的前世今生

问题4:费用或性价比
费用自然是更换系统中需要考虑的一个重要因素。不同系统定价方式各异,所需费用并非一目了然。比如按功能、模块、用户数收费,还有接口是否收费等因素。除购买费用,还有年费,也是不可忽视考虑的重要一块。基于云的系统,不需要服务器的软硬件及维护投入,对费用也有很大影响,同时还会减少系统管理方面的工作量,也体现间接的费用。
Alma按用户数计价,大陆已签约2家都是小馆(香港中文大学深圳校区馆6用户,中科院高能所5用户)。汇文报价自不比国外系统,但据称自助借还一个接口要2万,总计费用也就不低了。
除了绝对价格,性价比也相当重要。如果能够实现吸引人的不同功能,高费用也会被认为是值得的。

问题5:功能、操作与效率
Last but not least,系统是否有所需功能、操作是否方便、能否保证工作效率?对员工来说,这些是一票否决的因素,毕竟是每天都要用的系统。
关于系统的易用性,对新系统会有一个熟悉的过程。国内系统如汇文,工作流程可能一目了然。国外系统如Alma,则需要灵活组合各个功能,实现流程的优化。当年采用Millennium系统之初,为把系统功能整合到编目工作流程中,也是耗费了大量脑细胞的,收获则是对系统功能的全面了解。所以,只要功能具备,如何使用不会是问题。当然前提是需要馆员去钻研,否则好系统也会被用烂。

太长了。就此打住。

[update 2016-10-30] 今天无意中查到7年前写的“选择国外图书馆自动化系统必读”,对照着读有点意思。