关于更换图书馆自动化系统

本馆自1999年开始使用Innovative公司的图书馆自动化系统。先是telnet方式的INNOPAC,后升级为客户端的Millennium,但在很长一段时间中,telnet方式仍保留有大部分功能,并且有些功能仅以telnet方式提供。公司2012年推出被归为下一代图书馆服务平台的Sierra。如同当年不再维护INNOPAC,2017年公司也将不再维护Millennium,这意味着系统中的bug将不会被修复,同时对于依赖公司做远程维护的系统,升级或是更换系统,是不得不加紧考虑的问题。

——— 数据所示现状 ———
今年4月,根据Library Technology Guides网站2011-2015年间各图书馆选择系统的数据,以及该网站的2012-2015图书馆自动化系统年度调查,写博文分析了图书馆更换Millennium系统的选择。汇总的数据对Sierra相当不利,公司的用户忠诚度堪忧:
其一,虽然大部分Millennium用户选择升级为Sierra,但比例逐年微降,2015年已不足50%,选择Alma的则持续微升。
其二,从2012年发布伊始,使用Sierra系统的图书馆希望更换系统的比例逐年上升,分别为:3.2%、5.8%、10.8%、12.9%。

今年5月Marshall Breeding的《2016图书馆系统报告》发布,就高校图书馆用ILS而言,给出的判断是:“Alma主导,WMS进行某种程度的竞争,Sierra提供选择更传统的方法。”2015年具体数据是:美国高校选择新系统前三,Alma独大共171家(占68%),Sierra第二共27家,WMS第三共20家。研究图书馆协会(ARL)成员馆所用系统,数量排名依次为:Voyager(27家)、Alma(25家)、Millennium(18家)、Symphony(17家)、Aleph(16家)、Sierra(13家)、WMS(3家)、Horizon(2家)。

——— 公司宣讲和系统考察 ———
今年6月和9月,本馆请来4家ILS公司介绍产品,依到馆先后、分别为:SirsiDynix的Symphony、汇文、Ex Libris的Alma和Innovative的Sierra。9月底又走访华中科技大学、清华大学和北京师范大学,对Sierra和Alma进行调研。7月还参加了Ex Libris的年会(CCEU2016年年会参会记)。对各系统的印象如下。

Symphony:联盟功能强大,中国高校用户有北大、人大、天大、兰大、吉大、中欧、天津联合数图中心等。开放的产品,有很多接口可用于开发扩展。在上海有办公室,售后响应相对方便。
介绍中对Enterprise资源发现平台着墨较多,但又未能让听者感受到其电子资源管理的优势。另外介绍中有不实或误导成份,如把上图归入Symphony用户,又如“支持新的编目规则BIBFRAME”之说。

汇文:传统系统,国内的比较接地气,985、211大学近半数使用。公司对ILS新功能的跟踪与创新一直令人印象深刻,从当年的分面OPAC,到现在的读者毕业回顾模块。
我问了一个比较坑爹的问题:一条馆藏记录能否挂到多条书目记录下(合订本分开做书目记录,或者子目太多超出MARC记录长度)?后者有解决方法,前者没有。

Alma:采访、资源管理(编目)、服务(Fulfillment)、管理4模块【如何串接各个功能点形成工作流程,没有现成答案(如同当年本馆采用Millennium系统时)】。“服务”包含电子资源管理,也包括如在线请求实体资源的数字化。不含读者界面OPAC,需另配发现系统——本馆目前使用的Summon已在Ex Libris旗下,整合将在2016下半年启动、2017年完成。
国内使用环境有待成熟:中国数据中心2016年底开通【用新加坡数据中心做测试、速度太慢】;中文界面已完成【翻译问题、有时不如看原文(其实Millennium系统至今还有此问题)】;CNMARC基本完成、规范待定;本地化:拼音、繁简通查等进行中。
尚有二三百家等待布署【签约后再排队】,香港高校JULAC八馆计划明年7月上线(从Millennium系统跳槽)。

Sierra:界面与Millennium变化不大,馆员不需培训就可直接使用,也不需要重新进行复杂的参数设置。转置(升级)4-8周完成,最少停机时间(切换)4-5小时【华科2014年暑假两个月完成,对馆员基本无影响。但也因此保留了原来的所有问题,包括我最深恶痛绝的字符集问题,Sierra本身的版本升级时仍有可能出现】。
与原来最大的不同是开放性,有了(像其他系统那样)更多的接口,且新的Restful API都是免费的(旧接口仍收费)。
另外对于电子资源管理,同样延续原来的ERM,既需要额外付费(本馆先前并未购买),使用不便且益处不明。
【新的问题包括:速度慢,客户端安装、Java升级存在不定因素(Web界面支持全部用户数后此问题当可解决),系统重启时数据、系统两个服务器同步需要公司介入解决】

——— 选择系统如何考虑 ———
本馆第一个图书馆自动化系统是富士通,大约在1989年,应该是国内较早采用ILS系统管理的。十年后因为“千年虫”问题,被动选择更换系统。前两次如何在多个系统中做出决策不得而知,如今面临第二次被动选择,该如何考虑呢?可以肯定没有标准答案,要不然也不会出现相似的图书馆采用不同系统的情况了。
以下问题是听宣讲和考察中想到的,不分先后。各问题相互交错,决策不易。

问题1:升级或更换系统要达到什么目的?
如果只是被动选择,也可以没有目的,纯粹是原来的系统不能用了。但,如能趁此机会升级系统、改善功能,自是一举二得。不过,或许现在真没什么理想的系统,只能是“矮子里厢拔长子”?
可以知道的是,目前印刷型资源使用萎缩、电子资源使用增加,传统ILS因围绕印刷型资源而致作用降低,紧密结合电子资源管理的新型系统更具有实用性。

问题2:升级旧系统还是更换新系统?
就Millennium而言,升级旧系统最简单,如《2016图书馆系统报告》所说,“相对于购买另一个厂商的新系统 ,此方法对图书馆意味着较少混乱的迁移过程、较低的费用”。
更换新系统,除了功能方面可能有的提升外,还可以从另一个角度考虑,即馆员的培训与发展。本馆上世纪末参与系统参数设置者绝大多数已退休,现有员工对系统了解可以说极其有限,知其然不知其所以然者众。更换系统,征集员工参与系统测试与参数设置,能促进馆员的专业化发展、有助于系统的最优化使用,进而促进本馆的持续性发展。换个角度说,系统的选择可以体现图书馆的水平与对馆员素质的认知。这是一个很辛苦的过程,必须有心理准备。

问题3:必须要下一代吗?
9月底的系统调研是冲着下一代去的。
– SirsiDynix的下一代BLUECloud仍在开发中,如名称所示,也是基于云的。
– 汇文下一代:还要一年再推出,具体情况不明。
– Alma本身是下一代,特别强调下一代是多租户而不是托管,版本升级由公司自动布署。
– 另一个符合多租户定义的下一代系统是OCLC的WMS,因为基于WorldCat,在中国没有市场。
– Sierra列名下一代,但无论从厂商介绍还是真实用户体验,均未让人感受到“下一代”之所在。
– 下一代中还有开源的Kuali OLE项目,始于2008年、面向高校,只是开发的进展一直很慢。据2016图书馆系统报告,2015年用户仅有3家,目前版本仅用于印刷馆藏管理。作为开源系统,对图书馆的系统开发能力有更高要求,据说国内北大/CALIS等在参与。
总之,或许“下一代”就是个各说各话的伪标签。 如果希望要下一代,对于SirsiDynix和汇文,还需要等候。
参见:下一代图书馆服务平台的前世今生

问题4:费用或性价比
费用自然是更换系统中需要考虑的一个重要因素。不同系统定价方式各异,所需费用并非一目了然。比如按功能、模块、用户数收费,还有接口是否收费等因素。除购买费用,还有年费,也是不可忽视考虑的重要一块。基于云的系统,不需要服务器的软硬件及维护投入,对费用也有很大影响,同时还会减少系统管理方面的工作量,也体现间接的费用。
Alma按用户数计价,大陆已签约2家都是小馆(香港中文大学深圳校区馆6用户,中科院高能所5用户)。汇文报价自不比国外系统,但据称自助借还一个接口要2万,总计费用也就不低了。
除了绝对价格,性价比也相当重要。如果能够实现吸引人的不同功能,高费用也会被认为是值得的。

问题5:功能、操作与效率
Last but not least,系统是否有所需功能、操作是否方便、能否保证工作效率?对员工来说,这些是一票否决的因素,毕竟是每天都要用的系统。
关于系统的易用性,对新系统会有一个熟悉的过程。国内系统如汇文,工作流程可能一目了然。国外系统如Alma,则需要灵活组合各个功能,实现流程的优化。当年采用Millennium系统之初,为把系统功能整合到编目工作流程中,也是耗费了大量脑细胞的,收获则是对系统功能的全面了解。所以,只要功能具备,如何使用不会是问题。当然前提是需要馆员去钻研,否则好系统也会被用烂。

太长了。就此打住。

[update 2016-10-30] 今天无意中查到7年前写的“选择国外图书馆自动化系统必读”,对照着读有点意思。

《关于更换图书馆自动化系统》有6个想法

  1. 员工们知其然而不知其所以然者众,是因为:只被允许知其然而不被允许知其所以然者众。因为系统从使用之始就严格设定了操作权限。你这位员工做的事情涉及在系统中操作这三步,就给你这三步的操作权限,你去点击其他模块其他功能,duang!跳出一个提示框告诉你:没有操作权限,你连看一看、了解一下的资格和机会都没有。

    您胡教授当年能整合编目流程,全面了解系统功能,那是因为您当年是部主任,现在是知名专家,您有这个权限去整合,有这个权力去了解。至于您整合的流程是不是最合理、最优化的?普通员工们只有照做的份,没资格了解更多、更无从判断,除非有谁有机会和其他图书馆的同行一交流,回来给您提意见说:主任啊,人家图书馆也用这系统,人家那个做法好像更省力更高效啊,我们为什么不能也那么做呢?没有外部信息的输入,他就是做到老做到退休,也就知道他自己操作的那三步,您让他钻研业务提优化建议?好像无从谈起。
    哪天又要竞聘部主任了,只要您胡主任还去竞聘,要是部里再跳出个张三说他也要去,那一定会成为笑柄:你连那些管理功能从来都没机会见过没操作过,怎么去跟人家竞争管理岗位啊?所以,只有您去,没别人了!除非到您胡主任老了,要退休了,看中他张三果然是个天才,培养他做法定接班人了,带他到您电脑前手把手教他学会所有了,才可能完成顺利交接。这时,我要跳出来说:我也想看我也想知道!那肯定被张三一拳打翻:你小子想抢班夺权。
    权限的固化就是权力的固化,这是个无法回避的问题。换了新系统,究竟能在多大范围多大程度上开放权限,从培训开始到使用全程都能让全体员工了解所有,这恐怕,不是一个简单的技术设置问题吧。

    要换新系统了,似乎大多数员工的态度,都是置身事外:这事情跟我关系不大,我干的活儿要操作的这几步,旧系统里都能做了,新系统里肯定也能做,到时候会告诉我怎么做的,这就够了,其他的跟我没什么关系。员工们会是这种心态一点都不奇怪,因为系统的权限设置限定了我们只能会是这个心态。
    倒是也有个别同事提出来过:是不是调研新系统时就能让一线操作的一般员工也更多地参与一下、见识一下,其他新系统做起来有什么不同,能不能解决自己日常工作中用旧系统常碰到的某些问题?结果呢,也只是说说而已啦。
    “前提是需要馆员去钻研,否则好系统也会被用烂。”的前提,是普通馆员到底有没有资格、有没有机会去知道、去钻研?

    现在,还指望谁能象当年的胡主任您那样耗费大量脑细胞去苦心钻研,优化整合编目流程?基本上……这个……很难……
    所以,只要功能具备,如何使用不会是问题。当然前提是……胡教授,您就回来再当一回分管编目的副主任吧,哈哈哈~

    1. 您说得好有道理,我竟然无言以对?
      有一点是肯定的,用得好的系统肯定有严格的权限控制,并且使用的人都遵守这种控制,如果工作需要增加权限,应当申请解决,而不是随便借高权限的帐号来用。
      同时,如果我告诉您,所有有帐户者都可以登录系统的帮助手册,了解所有功能,您不会觉得吃惊吧?很多时候,并不是因为有权限,才知道有某个功能,而是需要某个功能,去查帮助手册,看是不是可以实现,需要什么权限。如果这是权力、资格和机会的话,放在那里很久了,有多少人用过?

  2. 对您而言,申请就意味着开通,或者是,不用您申请,早都已经全部开通给您了,对别人而言呢?
    学开车,是不给车钥匙,给一本开车参考手册,就能学会的?
    工人师傅们搞技术革新,是先给钥匙进厂房开机器,反复操作反复试验,才能钻研成功的;还是先关在厂房外人手一本操作参考手册就能钻研成功了,才申请给钥匙进厂房开机器的?
    当我点击某个功能模块,显示无此操作权限时,那就是系统在告诉我:这块功能,跟让你做、该你做的事情无关,谢绝参观,谢谢合作……凭什么说,我偏就应该还有那个兴致、有那个意愿,非要去参考手册上查看那些明确禁止我使用的功能呢?
    工作中遇到问题,给我的权限里能解决的,我应该努力去解决,没给我操作权限的,只应该上报领导,请专家解决,这好像是所有单位所有岗位的通则。我还非要较这个真,去参考手册上查哪些功能可能可以解决(充其量这也只是纸上谈兵式的推论),然后就申请给我这些功能权限,得由我来解决这个问题。那恐怕,谁见了都会腻烦:你不已经都上报问题了吗?自会有人解决好的,你还瞎操那个心干啥?回去专心做好让你做、该你做的事情好不好啊?人天生好像并没有非得自讨无趣的天性吧?
    我要是宣称,虽然没权限我从来没实际操作过,但仅凭钻研参考手册我就能断定:这个这个这个加那个,整合起来就能解决大问题,把这些权限都开通给我……谁听着都该笑了:你这么能,咋不上天呢?
    开通给你的,那是放在你桌上的饼;没开通给你、只能上参考手册查到的,那是画在画册里的饼。现在您胡教授遍尝了所有的饼,直吃得满桌子掉满芝麻了,然后您说:他们吃不到,为嘛不去画册里看看画着的那么多饼呢?

    系统有权限,如同社会有法制。在涉及公共财产安全、系统运行安全、数据整体安全的紧要处,一旦误操作或蓄意违规操作,会直接造成国家财产损失、系统严重混乱、数据大量丢失的地方,严格设定权限当然是必须的。
    但除此而外,开放更多功能给更多员工,是技术上的障碍大呢?还是观念上的、权力运作上的障碍大呢?毕竟数字化系统,如果有人滥用权限误操作或违规操作,一则是谁操作的肯定能查得到,相关责任人必定会被追究;二则可以动用管理功能,把相关数据恢复到误操作之前的状态。有这两方面的保障,人与系统应该都不至于沦落到放则必乱的地步吧?
    不是我非要胡思乱想,这个问题本来就是您胡教授在《CCEU2016年年会参会记》一文中提出的:
    “——— 体会与随想 ———
    一、利用升级系统,开展全馆培训,开放功能给更多馆员,鼓励馆员发展
    张甲《香港中文大学(深圳)Alma实施报告》,介绍该馆全员参加系统切换,采编、流通、技术、参考,不分部门学习全部模块功能。……”
    系统启用之初,就组织全馆全员都学习过全部功能模块,并且主动开放可以开放的功能给更多馆员,有这个前提,工作中遇到问题还不能积极有效地去解决,这才可以说,都给你们学都给你们用了,你们还不好好钻研业务,把好系统用好?没有这个前提,就给一本参考手册?那是推卸责任的摆设。

    人的感情有很多种类,但有一个共性,那就是“日久生情”,感情的养成是要靠长期积累积淀的,不可能会是召之即来挥之即去的。您说更换新系统要征集员工参与,那员工们会不会有参与意识和参与热情呢?那恐怕是需要靠着,一直以来能一贯注意尊重和保障员工的知情权和参与权,长期培养起来的。
    如您胡老师这样的做法就很好,每次调研后就写份报告公布出来,大家都能看得到,都能提问题发表看法,我硬是不懂装懂上来胡说八道您也不会恼。
    任何一个部门都不可能停下日常工作都跑去听新系统介绍或外出参加调研,只可能请部主任和个别业务骨干做代表,如果他们都能向您学习,及时写出报告公布出来,特别针对涉及本部门工作的部分,员工使用旧系统常感头疼的问题,分析一下候选的各个新系统的特色,大家都可以提问、都可以发表意见向上汇总。全程同步让大家都分享到相关信息,那么到时候选了这个系统没选其他大家都能理解;需要征集参与测试和设置大家都有热情,这应该都会是自然而然、水到渠成的事情。
    但现实似乎不是这样,九月底这一周,我朝思暮想的几位亲啊,一个星期没见到人啦。有工作上问题要找找不到,只听说是出差了,去哪里了?啥时候回来?都不知道,也不敢多问,不该知道的最好别打听。直到发现有大问题不能不处理了,我只能用邮件呼唤某主任说您在哪里啊,什么时候能回来啊,希望您快回来亲自处理这项工作啊……人家主任也最多只能回答说:明天回来。直到看到您胡老师的这份报告,才知道,应该都是去参加这次调研了。
    假如您本来有兴趣想了解什么,对方一直都说:现在不需要让你知道,到需要的时候会让你知道的,然后到时候再来跟您说:我们现在征集参与者了,你还想来就来吧……您会去么?如果换成别人说:胡教授啊,我们哪有水平参与这么高端的测试啊?您专家自己去设置一下不就成了吗?您会认为,那都只是因为他们太懒,才懒得来参与的么?
    人心不是鸭子,想啥时候往哪儿赶,就真能赶得到那一块儿去的。

    只看眼前的轻松省力,恐怕会不利于长远;要为长远奠基,而且是奠定一个足够高的新基础作新起点,眼前要付出相当的辛苦和努力,那是必须的,也是一代人本就应有的责任和担当。所幸万幸中的万幸,正值您胡教授春秋鼎盛年富力强作中流砥柱,引导大家挺过一些困难和辛苦是不成问题的。所以,您得当仁不让,不能只同意图眼前的苟且去选简单省力的升级;为了诗和远方,您可得力主不避艰辛,坚定地选择换上名副其实的下一代新系统啊!

    1. 本馆的氛围或文化有目共睹,自不必说,只是责任恐怕也是多方面的。您长篇大论中那种意味,也对形成这种文化有所贡献。
      关于系统使用,多说无益。只是您对系统的认识,想当然的成份多了些。我们这个封闭的系统,很多时候就是查不到谁操作的,绝大部分情况下数据也无法恢复,否则系统中的数据也不会像现在这么混乱。
      最后,您用不着给我戴高帽下套,我只凭自己的责任感写出此文,如此而已。

  3. 估計澳門也會跟隨香港一起跳槽…但是是什麼時候就不知道了~millennium有點難用,主要是服務也不給力。

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